Markmið

Í upphafi starfstíma síns skulu stjórnarmenn allir undirrita eið um trúnað við félagið og þagnarskyldu.  Frumrit gagna þessara skulu vistuð í húsakynnum félagsins á öruggan hátt og afrit þeirra gerð aðgengileg félagsmönnum öllum á vefsvæði félagsins.  Þagnarskyldan helst þótt látið sé af stjórnarstarfi.

Formaður eða skrifstofa félagsins að beiðni hans boðar til fundar með viku fyrirvara. Heimilt skal þó ef ríkar ástæður eru fyrir hendi að boða stjórnarfund með skemmri fyrirvara.

Boða skal varamenn á stjórnarfundi.

Fundaráætlun misseris er jafnframt fundarboðun en nánari fundarboðun einstakra funda þar sem fram kemur fyrirhuguð dagskrá fundar skal send út 5 dögum fyrir boðaðan fund.  Málsgögn einstakra liða eru að jafnaði send út í pósti 5 dögum fyrir fund verði því við komið. Boðun á stjórnarfundi fer fram með vefpósti nema stjórn sjálf hafi ákveðið annað.  
Stjórnarmenn skulu snúa sér til formanns með óskir um að mál verði tekin á dagskrá stjórnarfunda.

Mál sem tekin eru upp á stjórnarfundum undir liðnum önnur mál og ekki hafa verið kynnt í fundarboði, skulu að jafnaði ekki afgreidd fyrr en á næsta fundi stjórnar.

Fundir stjórnar eru ályktunarbærir þegar fimm eða fleiri stjórnarmenn sitja fund.  Varamenn hafa einungis atkvæðisrétt í forföllum aðalmanna.

Formaður stjórnar, og í fjarveru hans 1. varaformaður stjórnar, stýrir fundum.  Afl atkvæða ræður úrslitum kosninga og afgreiðslu mála á stjórnarfundum. Falli atkvæði jöfn ræður atkvæði formanns úrslitum.

Halda skal gerðarbók um það sem fjallað er um á fundum stjórnar. Skulu bókanir vera skýrar og skal sérstaklega bóka allar samþykktir og ákvarðanir stjórnarinnar. Halda skal trúnaðarbók um þau mál á fundum stjórnar er varða mál einstakra félagsmanna.
Í fundargerðarbók skal skrá eftirfarandi.

1. Hvar og hvenær fundurinn er haldinn.
2. Hverjir sitja fundinn, hver stýrir honum og hver ritar fundargerð.
3. Dagskráratriði, stutta lýsingu á dagskrárliðum og gögnum fundarins.
4. Ákvarðanir sem teknar eru og atkvæðagreiðslur, ef til þeirra kemur.
5. Sérstakar bókanir stjórnarmanna.
6. Upphaf og lok fundartíma.
7. Hvenær næsti stjórnarfundur verður haldinn.

Stjórnarmaður sem ekki er sammála ákvörðun stjórnar á rétt á að fá sérálit sitt skráð í gerðarbókina sem bókun. 

Ritari ritar fundargerð stjórnarfunda. Í fjarveru hans ritar einhver annarra stjórnarmanna fundargerð.  Fundargerðin skal, nema annað sé ákveðið, send öllum stjórnarmönnum innan 7 daga frá því að fundi lauk.

Fundargerðir eru lagðar fram til samþykktar í upphafi næsta stjórnarfundar og skal frumrit fundargerðarinnar áritað af öllum stjórnarmönnum, sem sitja þann fund er samþykkir fundargerðina.

Fundargerðir sem færðar hafa verið inn í fundargerðarbók teljast full sönnun þess sem gerst hefur á stjórnarfundum.

Frumrit fundargerðar- og trúnaðarbókar skulu varðveittar í húsakynnum félagsins og skulu þær vera aðgengilegar fyrir stjórnarmenn og endurskoðendur félagsins.  Fundargerðir stjórnar skulu gerðar aðgengilegar félagsmönnum með birtingu á vefsvæði félagsins. 

Í þeim tilvikum að um sérstaklega viðkvæm mál er að ræða, eða mál tengd miklum hagsmunum einstaklinga eða félaga, sem telja ber að séu ekki á vitund nema mjög fárra manna, getur formaður ákveðið að slík mál séu merkt sem "trúnaðarmál" áður en þau eru lögð fyrir stjórnarfund.  Mál sem merkt eru "trúnaðarmál" skulu ekki rædd við aðra en stjórnarmenn og málsaðila.  Sé mál merkt "trúnaðarmál" taka stjórnarmenn ekki með sér af stjórnarfundum eða úr húsakynnum félagsins, þau gögn sem lögð eru fram í málinu, né ræða málið við aðra en málsaðila.  Einfaldur meirihluti stjórnar getur ætíð ákveðið að mál sem merkt eru með þessum hætti skuli engu að síður sæta almennri málsmeðferð. Umfjöllun og niðurstaða stjórnar í málum sem merkt eru “trúnaðarmál” skal rituð í trúnaðarbók.

Um trúnaðarbók hefur stjórn ákveðið að gildi 9. gr. III kafla upplýsingalaga 1996 nr. 50. um aðgengi aðila að upplýsingum um hann sjálfan. Trúnaðarbók er jafnan opin stjórnarmönnum og endurskoðendum félagsins.

Stjórnarmönnum ber að varðveita þau gögn sem þeim er úthlutað þannig að aðgengi óviðkomandi aðila að gögnunum sé útilokað.  Um stjórnarmenn gildir 5 gr. laga Fíh en þar segir: “Ef félagsmaður, sem gegnt hefur trúnaðarstörfum fyrir félagið, lætur af trúnaðarstörfunum skal hann skyldur til þess að skila af sér til félagsins öllum gögnum varðandi trúnaðarstarfið innan tveggja vikna frá því að trúnaðarstörfum hans lýkur.”

Réttindi og skyldur stjórnarmanna

Stjórnarmaður er eingöngu bundinn af sannfæringu sinni, en ekki fyrirmælum þeirra sem hafa kosið hann.  Einstakir stjórnarmenn skulu ekki hafa afskipti af ákvörðunum um einstök viðskipti félagsins og skulu ekki koma fram sem umboðsaðilar annarra gagnvart félaginu.

Ef þrír stjórnarmenn krefjast þess skriflega að haldinn sé stjórnarfundur til þess að taka fyrir eitthvert tiltekið mál skal formaður verða við þeirri beiðni innan þriggja sólarhringa. Sinni formaður ekki slíkri kröfu innan hins tilgreinda frests er þeim þremur sem settu fram kröfu um stjórnarfund heimilt að boða til fundarins með eins sólarhrings fyrirvara.

Það er réttur allra stjórnarmanna að fá afhent afrit allra samninga, skýrslna og athugana sem unnar eru fyrir félagið eða eru til umfjöllunar á þess vegum.  Þetta á þó ekki við ef regla um vanhæfi stjórnarmanns á við.  

Fundarseta annarra en stjórnarmanna
Stjórn ákveður hvort og hvenær aðrir starfsmenn félagsins sitja stjórnarfundi.  Formaður getur ákveðið að bjóða utanaðkomandi aðilum á stjórnarfundi til að kynna ákveðin mál er varða starfsemi félagsins eða aðila tengdum starfsemi þess. Seta slíkra aðila skal afmörkuð við þau tilteknu mál.

Formaður Fíh er málsvari stjórnar og kemur fram fyrir hennar hönd varðandi málefni félagsins nema stjórnin ákveði annað. Formaður er jafnframt opinber talsmaður hjúkrunarfræðinga og hefur samskipti við stjórnsýslustofnanir fyrir hönd félagsins og hjúkrunarfræðinga. Formaður er fulltrúi Fíh í stjórn SSN.  Formaður Fíh kemur fram fyrir hönd stjórnar gagnvart starfsmönnum félagsins og hefur þar hlutverk framkvæmdastjóra félags.  Formaður ber ábyrgð á og annast daglegan rekstur félagsins í samræmi við stefnu stjórnar og í umboði hennar. 

Heimildir formanns til að skuldbinda félagið í daglegum rekstri skulu taka mið af:

         i.        Fjárhagsáætlunum samþykktum af stjórn.

         ii.       Frávik frá áætlunum raski ekki samþykktum fjárhagslegum markmiðum.

         iii.      Frávik frá fjárhagsáætlunum feli ekki í sér meiriháttar stefnubreytingu er varðar einstaka liði eða fjárhagsáætlanir í heild.

Allar skuldbindingar yfir kr. 500 þúsund skal bera sérstaklega undir stjórn til samþykktar eða synjunar.

Formaður skal fyrir 1. febrúar ár hvert, í samvinnu við gjaldkera og fjármálastjóra félagsins vinna tillögur að fjárhagsáætlun næsta fjárhagsárs.

Stjórnin ákvarðar laun formanns og önnur starfskjör, gengur frá starfslýsingu hans, setur honum erindisbréf og veitir honum lausn frá störfum.  Laun formanns skulu á hverjum tíma vera sambærileg launum hjúkrunarforstjóra Landspítala-háskólasjúkrahúss.

Gerður skal skriflegur ráðningarsamningur við formann.  Ráðningarsamningur gildir í einn mánuð eftir að nýr formaður hefur tekið til starfa.  Að þeim tíma liðnum er ekki um ráðningarsamband fráfarandi formanns og félagsins að ræða, né heldur frekari greiðslur til fráfarandi formanns.

Stjórn getur falið tveimur fulltrúum stjórnar umboð til að annast samninga við formann um laun og önnur starfskjör.

1. varaformaður

Hlutverk gjaldkera félagsins, umfram almenn stjórnarstörf, er að hafa eftirlit með fjármálum félagsins almennt í umboði stjórnar og í samvinnu við formann félagsins og fjármálastjóra þess.  Gjaldkeri gætir þess að eftirlit með reikningshaldi og meðferð fjármuna félagsins sé í samræmi við ákvörðun stjórnar hverju sinni.  Í þessu sambandi skal hann kynna stjórn hvernig heildarskipulagi fjármála er háttað.  Gjaldkera er skylt að tryggja að til þess hæfir aðilar meti það svo að innra eftirliti, bókhaldi og reikningsskilum sé háttað eins og best verður á kosið hverju sinni og í samræmi við eðlilegar reikningsskilavenjur.  Hann nýtir sér eftir þörfum ráðgjöf endurskoðenda og fjármálastjóra félagsins og kallar eftir skýrslum um fjárhagstöðu þess til kynningar í stjórn félagsins.  Samstarf gjaldkera og starfsmanna félagsins skal aldrei fara fram án vitundar formanns.  Gjaldkeri skal leggja fyrir stjórn til samþykktar drög að fjárhagsáætlun næsta almanaksárs fyrir 1. febrúar ár hvert. Hann leggur fjárhagsáætlun yfirstandandi, sem og næsta almanaksárs, fyrir fulltrúaþing þegar hún hefur verið samþykkt í stjórn.
Gjaldkeri skal leggja fyrir stjórn endurskoðaða reikninga sl. árs fyrir 1. maí ár hvert.

Gjaldkeri stjórnar Fíh er formaður stjórnar Vísindasjóðs.

Hlutverk ritara félagsins, umfram almenn stjórnarstörf,  er að hafa eftirlit með gagnaskráningu, skjalavörslu og útgáfustarfsemi félagsins almennt í umboði stjórnar og  í samvinnu við formann og aðra starfsmenn félagsins. Ritari gætir þess að gögn félagsins séu rituð samkvæmt reglum m.a. um gerðarbækur, varin tjóni og varðveitt í samræmi við trúnaðarstig þeirra. Hann hefur eftirlit með að rafræn samskipti félagsins séu trygg og í samræmi við öryggiskröfur hverju sinni. 
Ritara er skylt að tryggja að til séu sérstakar reglur um netpóst, rafræn skjöl og læsingu þeirra skjala sem send eru rafrænt.  Hann nýtir sér eftir þörfum ráðgjöf sérfræðinga og starfsmanna félagsins og kallar eftir skýrslum um gagnaskráningu, skjalavörslu og útgáfustarfsemi þess til kynningar í stjórn félagsins.

Ritari á samráð við formann félagsins um skipulag gagnaskráningar, skjalavörslu og útgáfustarfsemi þess.  Samstarf ritara og starfsmanna félagsins um þessi málefni skal aldrei fara fram án vitundar formanns.  Í samvinnu við formann og aðra starfsmenn félagsins lætur ritari vinna áætlanir um gagnaskráningu, skjalavörslu og útgáfustarfsemi félagsins næsta fjárhagsár og leggur fyrir stjórn svo taka megi tillit til þess við gerð fjárhagsáætlunar.  

Meðstjórnendum ber skylda til að kynna sér vel og taka upplýsta ákvörðun um öll þau mál er fjallað er um á fundum stjórnar.  Þeir skulu skipta með sér verkum þannig að annar gæti sérstaklega að störfum gjaldkera félagsins og hinn gæti sérstaklega að störfum ritara þannig að í forföllum eða við mögulegar afsagnir hinna fyrrnefndu geti meðstjórnendur tekið við hlutverki ritara/gjaldkera.

Varamenn sitja fundi stjórnar með málfrelsi og tillögurétt.  Aðeins í forföllum aðalmanns/-manna hafa varamenn atkvæðisrétt og skal ákveða í upphafi stjórnarfundar hvor varamannanna fer með atkvæðisrétt í forföllum eins stjórnarmanns.  Varamönnum ber skylda til að kynna sér vel og taka upplýsta ákvörðun um, hafi þeir atkvæðisrétt á viðkomandi fundi, öll þau mál er fjallað er um á fundum stjórnar.  Varamaður tekur sæti aðalmanns í stjórn ef til afsagnar þess síðarnefnda kemur.